Metodología japonesa para mejorar la productividad

En todo equipo de trabajo, sin importar el sector, hay cientos de tareas por realizar, ya sean individuales o que dependen de una cadena. Es común que llegue un punto en el que esto se vuelve confuso, momento en el que usted ya no sabe por dónde empezar y los jefes no tienen ni idea de cuánto ha avanzado el equipo. Sin embargo, antes de que se entregue a la pena, queremos presentarle la metodología Kanban, la cual busca un sistema de producción efectivo y eficiente.

Este sistema nació en Japón, más específicamente en la fábrica de Toyota, y busca gestionar el trabajo para equilibrar su demanda y cumplir a cabalidad con las tareas asignadas. Esta metodología utiliza las visualizaciones a través de tarjetas para dividir el proceso en fases bien delimitadas para cubrirlas una por una, sin perder calidad en el camino.

Además, se enfoca en reducir el desperdicio enfocado en la multitarea y el cambio de contexto (ese que se da cuando usted hace de todo un poco y al final del día está cansadísimo, pero no ha avanzado nada).

Las claves del Kanban

  • Empiece con lo que hace ahora
    Analice lo que hace ahora, comprenda los procesos de producción actuales y vea cómo se aplican a la metodología.
  • Enfóquese en terminar, no en comenzar
    Evite el “multitasking”. Si usted puede terminar lo que está haciendo, hágalo. No deje que se acumulen tareas a medio hacer. Por ahí dicen que “de grano en grano llena la gallina el buche”.
  • Acepte el cambio
    Si hay algo que no funciona, mejórelo o déjelo ir. La manera en la que los equipos realizan sus tareas cambia con sus integrantes; no se case con métodos inflexibles que van a dejar de funcionar con cambios mínimos en las tareas o en las personas.
    En este orden de ideas, los miembros del equipo también deben estar dispuestos a cambiar constantemente y variar sus rutinas de trabajo cuando lo amerite. Esté abierto a que su equipo lo retroalimente, al fin y al cabo, ellos están día a día en la cadena de producción. Reconozca el liderazgo en todos los niveles y las propuestas para optimizar y mejorar el trabajo.
  • Respete el proceso
    Esto incluye los roles y responsabilidades de cada uno. Para que la metodología funcione, debe estar claro quién hace qué y cuándo. Se trata de articular el equipo y que cada uno cumpla con lo que le corresponde en el momento adecuado.

¿Cómo se aplica?
La palabra Kanban viene de “tarjetas” y se enfoca en una metodología visual que reparte las tareas y sus estados por medio de tarjetas de colores. Esto la hace muy fácil de utilizar y actualizar por parte del mismo equipo.

Es importante tener muy claros los procesos, pues de ahí se deriva el código de colores que debe seguir. Puede personalizarlo y adaptarlo a su equipo, no hay nada escrito sobre piedra.

De igual forma, existen muchas herramientas online que pueden ayudarlo a aplicar la metodología sin poner una cartelera gigante en su puesto de trabajo.

Por: Susana Gallo B./ Periodista El Grifo

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